Leggende e falsi miti su una professione che ancora non si conosce così bene: il wedding planner

Da Prima o poi mi sposo (The Wedding Planner)

Diciamocelo questa sera scrivo questo articolo perché sono stanca e un po’ indignata (diciamo così, “in francese”). Nelle ultime settimane non ho fatto altro che ascoltare storie di sposi o futuri sposi totalmente diffidenti nei confronti della figura professionale della wedding planner.

E come dar loro torto?

In ordine sparso ho sentito casi di WP “latitanti” che dopo un anno di incarico non sono riuscite a trovare la location giusta, WP “decoratrici” che pur di riproporre per la centesima volta lo stesso tessuto sul tavolo del taglio della torta discutono con gli sposi, WP “creative” che, photoshop alla mano, maggiorano i preventivi dei fornitori a loro insaputa per poi farsi smascherare senza neanche troppo sforzo dallo sposo.

Continuo? Meglio di no!
Ecco perché credo sia giunto il momento di fare un pò di chiarezza. Considerate questo articolo un piccolo regalo da parte mia!
Qui cercheremo di sfatare alcuni falsi miti e leggende che girano intorno al mondo del wedding planning e design.

1° LEGGENDA - LA WEDDING PLANNER SI SOSTITUISCE AGLI SPOSI

Mai cosa più falsa fu detta, o scritta in questo caso. Il nostro ruolo è quello di interpretare desideri, sogni, necessità e aspettative per aiutarvi a costruire il giorno perfetto per Voi. Si, ho detto Voi; Voi siete il centro del progetto, cardine insostituibile di qualsiasi scelta. Una wedding planner affianca, solleva dalle preoccupazioni, risolve problemi e snellisce le procedure ma no, non è protagonista dell’evento.
Avvalersi della sua consulenza è certamente il modo migliore per rendere il vostro giorno unico e completamente costruito su misura per voi.

2° LEGGENDA - LA WEDDING PLANNER E’ UN LUSSO

Partiamo sempre dal presupposto che senza una WP il tuo evento possa realizzarsi lo stesso. Ovviamente è così, ma vi invito a valutare la cosa sotto due aspetti.
Quale è il prezzo da pagare per non avere una WP?
Tutto dipende dal quali sono le vostre aspettative e i vostri bisogni. Se reputate il matrimonio come un giorno davvero importante difficilmente lo lascereste in balia del caso. Costruireste una villa senza l’aiuto di un architetto? Il vero costo che pagherete certamente saranno gli imprevisti, lo stress, il tempo sottratto al lavoro o al relax e si, gli errori(Tanti!). E’ normale che ci siano anche quelli se non si è un professionista.
Il secondo aspetto da non sottovalutare è quello economico. Una WP professionista fissa con voi un budget, lo distribuisce in modo coerente e realistico nei vari aspetti che compongono un evento e non si sognerebbe mai di sforarlo a suo piacimento. Troverà per ogni punto la soluzione ideale al miglior prezzo per voi. Siete certi che da soli, senza una visione d’insieme e l’ausilio di grossisti e fornitori specializzati, riuscireste a fare la stessa cosa? Ecco perché non si tratta di una consulenza di lusso ma di una consulenza perfetta per chi desidera affrontare il grande giorno con cognizione e spensieratezza.

3° LEGGENDA - ASSUMENDO UNA WEDDING PLANNER SI SPENDE DI PIù

Falso! La presenza di un professionista garantirà un migliore livello di servizio da parte dei fornitori e spesso anche dei vantaggi economici. Questo avviene perché fiducia reciproca e collaborazioni portano allo snellimento del lavoro e all’ottimizzazione dello stesso con un conseguente risparmio di tempo. Stessa cosa vale per gli acquisti di materiali; un professionista sa come muoversi e nella stragrande maggioranza dei casi vanta sconti e agevolazioni che andranno solo a vostro vantaggio. E se è vero che risparmiare denaro si può, avere qualcuno che si occupa di te mentre tu stai pensando al tuo business o al tuo benessere è un grande vantaggio. Avrai più tempo per te, per godere della bellezza dei preparativi e per rilassarti. E si sa, il tempo è denaro!

4° LEGGENDA - LA WEDDING PLANNER NON PERCEPISCE UN FISSO (O LA CIFRA è DAVVERO BASSA)

Qui fossi in voi scapperei a gambe levate.
Provate semplicemente a fare un calcolo orario del lavoro. Basatevi su almeno una decina di incontri con gli sposi da due ore ciascuno, 2/3 sopralluoghi in location, riunioni operative con i fornitori e la presenza in loco il giorno dell’evento.
Sommiamo il tutto senza considerare le ore di progettazione, formazione, esperienza, creatività e spese fisse. Non parliamo neanche di assicurazione, regolarità del personale ecc.
Pensate davvero che il valore di questo tempo sia 1000 euro o zero euro?
La risposta la conoscete già.
Probabilmente non avrete i servizi di cui sopra e pagherete una percentuale del suo lavoro in ogni prodotto e servizio che acquisterete. Voi penserete di non averla pagata ma in realtà tutti i fornitori saranno costretti a fare tutto il lavoro che lei non produrrà perchè non restribuito e a diminuire la qualità del loro servizio per far fronte al suo onorario fantasma.

5° LEGGENDA- LE WEDDING PLANNER GUADAGNANO DALLE PERCENTUALI

Anche questo è un metodo di lavorare ma facciamo chiarezza. Come i grandi e autorevoli colleghi ci insegnano non esistono wedding planner professionisti che non prendono una fee fissa. La posizione in merito alle percentuali può essere diversa; ci sono colleghi che prendono percentuali sul budget totale del matrimonio, altri che lo fanno su tutti i servizi, altri ancora che non le prendono. Quello che è fondamentale sapere è che come in ogni ambito non esiste lavoro gratuito e il prezzo fa la qualità del servizio che state acquistando.

6° LEGGENDA - LA WEDDING PLANNER ME LA REGALA LA LOCATION / LA WEDDING PLANNER E’ INTERNA ALLA LOCATION

Solitamente la figura di cui sopra si chiama Location Manager o Event Manager della location e si occupa della gestione basica dell’evento ma non è un vostro consulente, bensì un dipendente/consulente della location. Può passarvi il numero di un fiorista ma non si occupa di wedding planning.

Se avete ricevuto un’offerta di questo genere e ci state pensando su fermatevi e fate delle domande.
Chi creerà il progetto unico del vostro matrimonio? Chi i aiuterà a gestire il budget? Chi coordinerà tutti i fornitori fino al grande giorno accompagnandovi in ogni incontro? Sarà al vostro fianco anche durante la cerimonia anche nel caso sia al di fuori della location? Potrete fare riferimento a questa persona in qualsiasi momento e per qualsiasi aspetto?

Lungi da me sminuire il ruolo dei location manager, attori fondamentali nella creazione di un evento perfetto, ma non sono WP, sono dipendendi di una location e come tali valoreranno per il loro interesse. La consulenza di uno wedding planner professionista costituisce sempre un costo extra.

7° LEGGENDA - I FIORI ME LI FA LA WEDDING PLANNER

Aia, argomento spinoso. Qui si apre un mondo e proprio per questo cercherò di rimanere quanto più possibile oggettiva. Wedding planning e design è un servizio, una wedding planner vende servizi e non prodotti.

Dato per appurato ciò questa è una professione di per sé già molto complessa e se tra i grandi esempi non troviamo moltitudini di Wedding Planner/Flower designer credo che la ragione sia proprio questa. L’eccellenza presuppone una specializzazione nella maggior parte dei casi, o una struttura aziendale davvero articolata.

Detto questo non voglio escludere che sia possibile ma nella valutazione di un professionista consiglio sempre prima di testarne le capacità e l’autorevolezza. Chiedete il protocollo secondo cui lavorano e gestiscono tutti gli aspetti che non sono necessariamente decorativi (timing, gestione del budget, scadenzario, pratiche burocratiche).

Inversamente informatevi sulle capacità del professionista come flower designer, chiedete della sua formazione, dell’approvigionamento dei fiori e del loro stoccaggio, informatevi sullo staff operativo e su come gestirà l’allestimento essendo anche planner dello stesso.
Nell’epoca dell’improvvisazione è bene essere pronti!

8° LEGGENDA - LA WEDDING PLANNER MI CONSIGLIA L’ABITO PERFETTO

ALT! Stiamo scherzando vero? La mia amica Livia probabilmente leggendo questa frase avrà già avuto un mancamento. Una WP professionista è colei che sa, in caso di necessità, consigliare alla sposa una serie di professionisti che sapranno aiutarla in tutti gli aspetti di stile della Sposa. Non è una bridal stylist, non ha un atelier, non è una make up artist….
E’ una professionista estremamente abile nel selezionare le persone più adatte a te. Spesso viene richiesta la sua presenza durante la prova dell’abito ma in questa situazione riveste un ruolo neutrale, quasi amicale, tra mamma e amiche. Da il suo personale parere se richiesto ma si esprime sempre in modo non condizionante.

9° LEGGENDA - SE INGAGGIO UNA WEDDING PLANNER LEI DOVRA’ OBBLIGATORIAMENTE ORGANIZZARE TUTTO IL MATIMONIO

Non è proprio così. Diciamo che il matrimonio ideale per una WP è quello in cui gli sposi si presentano in studio senza aver preso alcuna decisione, ma diciamoci anche che non è sempre così. Per la mia esperienza per esempio gli sposi spesso vengono a conoscermi dopo aver già scelto il luogo delle nozze, non è la configurazione ideale ma molti dei matrimoni che ho curato in passato sono nati così. In linea generale ci sono diversi tipi di consulenza che una WP può fornire: può occuparsi del planning ma non del design, può curare il coordinamento e la gestione dell’evento senza aver realizzato lei il progetto decorativo. In fine può curare solo alcuni aspetti a cui tenete di più, come quelli tipografici e di comunicazione o l’intrattenimento.
Il mio consiglio è quello di conoscersi davanti ad un caffè e capire insieme quali sono i vostri bisogni.

Ok, questo è il mio regalo di Natale per voi!
(Sono certa che quello che ho scritto non dispiacerà neanche ai miei colleghi, persone serie e professionali che credono in quello che fanno mettendoci tutti loro stessi.)
So che come futuri sposi vi sentite in balia della corrente e so anche che come in ogni ambito ci sono dei “briganti” ma sappiate che questo mondo è pieno di fantastici professionisti e escludendo a priori il loro aiuto per delle leggende sarete solo voi a perdere un’occasione.

Dal canto mio posso dirvi che la mia porta è sempre aperta, anche solo per un caffè e quattro chiacchiere.

A presto e Buon Natale!
Giulia Barabani
Wedding Planner in Umbria